Förankring och implementering – utbildning, reflektion och lärande
I flera av projektets deltagande organisationer tillsattes en förankrings- och implementeringsgrupp för att säkerställa att projektets metod och förhållningssätt skulle implementeras i verksamheterna och leva kvar efter projektets slut.
Dessa förankrings- och implementeringsgrupper fungerade olika i de olika organisationerna och det var den enskilde delprojektledaren som ledde dessa grupper med stöd av sin styrgruppsrepresentant.
Utveckling av reflektionsprocess för styrning- och ledning
I delprojektet Region Värmland ville vi i projektstödet (tjänstedesigners, processtödjare och projektledare) fördjupa vår egen kunskap om hur vi säkerställer att tjänstedesignens metoder och förhållningssätt lever kvar även på lång sikt, och genomsyrar organisationen eller verksamheten. Därför ville vi testa att utveckla en reflektionsprocess kopplat till tjänstedesignens metoder och förhållningssätt för styrning- och ledning.
Målet var att fånga lärandet av att genomföra en reflektionsprocess som fler verksamheter som vill bygga upp designförmåga i sin organisation kan använda sig av.
Reflektionsprocess i tre delar
Testet bestod av en reflektionsprocess i tre delar, där deltagarna var HR (konsulter, strateger, chefer och direktör), de tre deltagande verksamheternas enhetschefer och deras verksamhetschefer samt delprojektledare, tjänstedesigner och processtödjare.
De tre delarna bestod i tre möten med tre teman:
- Vad har vi gjort.
- Vad har vi lärt.
- Hur tar vi detta vidare.
Varje möte tog sin utgångspunkt i designprinciperna: Att involvera, Att visualisera och Att testa.
Reflektionsprocessen i tre delar eller teman: Vad har vi gjort?, Lärande, Vem kan göra?. Alla utgår från designprinciperna, att involvera, att visualisera och att testa.
Tema 1: Vad har vi gjort
Under det första tillfället reflekterade gruppen över vad man hade gjort i delprojektet utifrån de tre designprinciperna. Det blev mycket fokus på "Att involvera", där deltagarna i gruppen upplevde att de hade gjort mest aktiviteter. Det handlade bland annat om att ha möten på nya sätt, skapa delaktighet mellan chefer och medarbetare med hjälp av andra metoder och verktyg. Men också att samskapa mellan olika verksamheter och funktioner.
Under rubriken "Att visualisera" nämndes olika verktyg för att skapa en gemensam bild i en arbetsgrupp eller i möte i tvärdisciplinära team.
I den avslutande delen "Att testa" var det svårare att ge konkreta exempel. Många upplevde inte att man testat så mycket. Men efter en del diskussion, så synliggjordes ändå mod som en viktig princip, att våga bjuda in sig själv i andra/nya sammanhang. Att våga testa nya metoder och verktyg i en arbetsgrupp med mera.
Tema 2: Vad har vi lärt
Vid det andra tillfället hade projektstödet sammanställt bilden från det första tillfället och deltagarna reflekterade vad de lärt från de aktiviteter som genomförts. Sex områden identifierades som viktiga att fortsätta diskussionen utifrån lärandet.
- Tjänstedesign: Vi har sett att projektets metod och förhållningssätt (designprinciper) stöttar det arbetssätt vi vill utveckla inom Region Värmland.
”Såhär ska man jobba, men det handlar om att få till det på ett bra och effektivt sätt.”
- Tid: Vi har sett att tid ges är en viktig förutsättning för att se effekter i arbetsgrupperna.
”Tiden har varit viktig, för att göra förflyttningen från att vara ”bussåkare”, till att köra själv.”
- Implementering av metod: Vi har sett att det behöver finnas kunskap och förståelse för metoden hos HR och i chefsledet för stöttning.
”Det sker inte av sig själv, det krävs tid och stöttning. Detta måste komma från ledning att vi ska och kan jobba med detta.”
- Samverkan och samskapande: Vi har sett att det handlar om att mötas kring en/ett gemensam fråga/utmaning/uppdrag. Över funktioner och verksamhetsgränser.
”Det handlar om att mötas. Vi har kunnat ställa frågor till varandra och utveckla dialog tillsammans.”
- Medarbetarnas perspektiv: Vi har sett att medarbetarna ser helheten och sin del i helheten när de blir involverade i projektet.
"Medarbetare har fått en mer helhetsbild – lättare att förstå och vara en del av förändring.”
- Chefernas perspektiv: Vi har sett att det är viktigt att cheferna tar ett steg tillbaka och inte känner att de ska sitta på alla svar eller lösningar.
”Det jag som chef har trott var det viktiga, var inte det viktiga för arbetsgruppen.”
Tema 3 Hur tar vi detta vidare
Inför det sista tillfället hade projektstödet sammanfattat de viktigaste områdena och omformulerat dessa som påståenden för deltagarna att ta ställning till och även sätta sitt eller någon annans namn på för att synliggöra mandat och ansvar i olika frågor.
Exempel på påståenden:
- Jag tycker det är viktigt att Region Värmland arbetar med att involvera medarbetare och chefer för att öka delaktigheten.
- Jag tycker det är viktigt att medarbetare ges tid och förutsättningar att vara delaktiga i olika former av möten, workshops och arbetsgrupper.
Om jag håller med, vem (tycker jag/vi) har ansvar för att detta händer? Egentligen i vems knä vill du lägga denna boll?
Totalt sammanställde vi tio påståenden som arbetsgruppen fick ta ställning till som exemplen ovan visar. Som visuellt hjälpmedel för diskussionen användes en ”liggande” triangel, där medarbetarens uttryckta målbilder fanns längst till vänster, som sen följdes av organisationens alla delar mot höger och avslutades med den kultur som behövs för att få tjänstedesignens metoder och förhållningssätt att genomsyra hela organisationen. Arbetsgruppen placerade ut lappar och hade även små bilder på olika personer i organisationen som de kunde placera ut där de tyckte att just de hade ansvar.
När diskussionerna i det avslutande delen av processen var avslutat tog vi i projektstödet med bilden till Region Värmlands direktör, HR-direktör och hälso- och sjukvårdsdirektör, vilka inte hade varit med i gruppdiskussionerna. Dessa personer hade fått många ”bollar i knäet”, men utifrån bilden la de till några egna perspektiv och reflektioner, och kunde också se var detta arbetssätt tangerar pågående satsningar inom Region Värmland.
Den ”liggande” tringeln visar hur tjänstedesignens metoder och principer genomsyrar organisationen. Reflektionsprocessens sista del "Vem kan och behöver göra något?" delas upp medarbetare, grupp, chef, ledarskap, organisation och kultur.
Utvärdering av test av reflektionsprocess för styrning- och ledning
Processens tre teman blev en logisk process som var lätt för deltagarna att följa och för processledarna att leda. De som var mest tongivande i gruppdiskussionerna var de som hade varit involverade i projektets aktiviteter och de ledningsfunktioner som endast tagit del av projektet på avstånd tog en mer passiv roll.
Dessvärre kunde inte hela gruppen vara med vid samtliga tillfällen, även då tiderna för mötena hade annonserats i god tid, vilket skapar en viss tröghet i det framåtsträvande arbetet. Trots det så summerades processen med att alla deltagarna kunde validera och ge sina perspektiv på det framtagna materialet även då det inte skedde i de gemensamma diskussionerna.
Metoder och verktyg som användes
För processen skapades ett nytt verktyg, den liggande tringeln, som var ett test i sig. Vi ville visuellt synliggöra flödet från medarbetare till kulturen och på så sätt också skapa förståelse för att alla är ömsesidigt beroende av att skapa och upprätthålla detta flöde i organisationen. Modellen kommer troligtvis förfinas men fungerade utifrån det syfte som var tänkt.
Något som vi inte fick med i testet som vi skulle vilja utveckla, var att få med forskning i arbetet då tjänstedesignpraktiken bygger på ett stort forskningsområde. Men med tanke på den tid vi redan hade tagit oss friheten till att jobba med arbetsgruppen, så fanns det inte mer utrymme att utöka processen. Förhoppning finns att vi har genom arbetat väckt ett intresse och att efterfrågan kommer att öka inom Region Värmland.
