Veta-känna-göra

I denna åtgärdande metod reflekterar ni tillsammans och definierar vad som behöver göras för att uppnå en förändring. Metoden hjälper er att identifiera enskilda och gruppers behov för att känna sig trygga i en förändring samt vilka insatser som behövs. Resultatet gör informationen greppbar och meningsfull.

Syfte

Identifierar enskilda och gruppers behov för att känna sig trygga i förändring.

Mål

Definiera vad som behöver göras för att uppnå förändring

Förutsättningar

Innan denna övning bör ni ha tagit ett beslut om att någon förändring ska genomföras. Exempelvis ett nytt arbetssätt, nya rutiner eller införa ett nytt tekniskt verktyg.

För att metoden ska fungera bra krävs det att den som leder följer vissa förhållningsregler:

• Lyssna nyfiket och aktivt på deltagarna.
• Ha inte svar eller försvar redo.
• Fråga mycket för att skapa förståelse och hjälpa deltagarna att utveckla sina resonemang.
• Alla behov är relevanta, stora som små.

Som processledare bör du gå genom SMARR (Syfte, Mål, Agenda, Roller och Regler för mötet (se Powerpointen ovan), hålla tiden samt uppmana deltagarna att göra uppgifterna aktivt. Försök tidsätt de olika stegen innan för att hålla tiden.

Gör så här

Börja med att kort beskriva den beslutade förändringen eller implementeringen för att alla som deltar ska ha goda möjligheter att beskriva vilka behov som finns för att ta sig an den.

Övning 1: Individuella behov

Analogt

Dela ut mallen Veta-känna-göra individ till alla deltagare.

Låt alla individuellt beskriva hur de känner inför att genomgå den planerade förändringen eller implementeringen och vilka behov de har för att det ska ske på bästa sätt. De ska också ge förslag på en lämplig insats för att möta känslan eller behovet.

Låt deltagarna använda Powerpointbilden med tillhörande frågor som stöd. Deltagarna turas om att dela och diskutera sina känslor och behov med helgruppen. Det är viktigt att alla får möjligheten att komma till tals, samtidigt som det är okej att inte berätta om någon inte vill.

Digitalt

(Om du har tillgång till ett digitalt verktyg likt mentimeter.com.)

Utgå från frågebatteriet i Powerpointen och skapa en Mentimeter som alla får besvara individuellt. Visa sedan resultatet för gruppen och diskutera gemensamt det som kommit upp. Viktigt att försöka se till så alla får komma till tals.

Övning 2: Gruppens behov

Dela upp deltagarna i grupper om 4–5 personer. Dela ut mallen Veta-känna-göra grupp till varje grupp.

Deltagarna ska tillsammans inom gruppen diskutera och resonera sig fram till vad arbetsgruppen behöver för att ta sig an förändringen eller implementeringen och vilken insats som krävs för att möta behovet.

Låt deltagarna använda Powerpointbilden med tillhörande frågor som stöd. En ur varje grupp delar sedan med helgruppen vad de kommit fram till.

Avslutande reflektion

Låt alla deltagare reflektera kort kring hur det var att göra övningarna.

Efterarbete

1. Samla in och analysera svaren och sammanställ gruppens olika behov.
2. Visualisera det gärna i form av Veta-Känna-Göra-mall som blir gemensam för hela arbetsgruppen samt en användarresa hur ni säkerställer en bra implementering i planering, genomförande och uppföljning (före-under-efter). Du kan även involvera några medarbetare att delta i analys och/eller visualisering.
3. Återkom till hela medarbetargruppen för att stämma av gruppens olika behov. Känner de igen sig? Öppna för möjlighet att lämna synpunkter enskilt efteråt.
4. Hur kan de stötta varandra i förändringsarbetet? Vilket stöd kan de få från dig som chef?
5. Testa vid en mindre eller större förändring och följ upp om processen skapar mer trygghet.