Nuläge - Nyläge

I denna metod kan ni tillsammans i en arbetsgrupp, ett tvärfunktionellt team eller där flera aktörer möts för första gången, skapa en överblick över er arbetsmiljö. Metoden synliggör vad gruppen tycker är viktigt och svårt i ert arbetsmiljöarbete.

Läs om hur man i Filipstads kommun lät chefer testa metoder för att öka nyfikenheten och kunskapen om tjänstedesign.

Syfte

Få en överblick över vad man tycker är viktigt och svårt vad gäller arbetsmiljöarbetet.

Mål

Skapa gemensam bild över områdena nuläge, nyläge samt vad som möjliggör eller hindrar från att nå dit.

Du behöver

Förutsättningar

Tid: Cirka 1 timme.

Beroende på antal deltagare kan gruppen behöva delas upp så att alla kan komma till tals. Det krävs ingen förberedelse, men har man material från en tidigare workshop eller något annat undersökande arbete som kan återanvändas kan det vara hjälpsamt för att komma i gång. Det kan vara några rubriker, ”detta har vi pratat om under året” etc.

Gör så här

Dela upp deltagarna i grupper om max 5 personer och förklara att metoden kommer förflytta gruppen genom tre perspektiv.

  1. Först nuläget – hur de upplever att deras arbetsmiljö är idag. Vad de tycker funkar bra/mindre bra och så vidare.
  2. Därefter nyläge – hur skulle de vilja ha det i framtiden?
  3. För att sen använda den sista tiden att fundera på vad som skapar möjligheter för att nå eller hindrar vägen dit. 

Cirka 15 minuter för diskussion och 5 minuter för klustring.

Låt grupperna börja med att diskutera sitt nuläge – sin nuvarande arbetssituation.

  • Hur upplever de sin arbetsmiljö idag?
  • Vad funkar bra/mindre bra?

Låt dem skriva ner allt som sägs på post-it-lappar och sätt vid nuläge på mallen ”nuläge-nyläge”.

Använd 5 minuter till att klustra lapparna, det vill säga sätt ihop de lappar som liknar varandra och ge dem en rubrik.

Har det gjorts något arbete tidigare till exempel övningen “Båten”, kan det läggas fram som ett underlag för nulägesdiskussionerna.

Ibland kan det vara hjälpsamt att låta varje deltagare få någon minut inledningsvis och tänka själv och skriva några egna lappar innan diskussionen i grupp drar i gång.

Nuläget brukar vara relativt enkelt att prata om, eftersom det sker här och nu och det behövs sällan någon längre startsträcka. Beroende på hur väl gruppen känner varandra så kan diskussionerna spreta, men låt alla komma till tals och anteckna allt som sägs på lappar.

Cirka 15 minuter för gemensam diskussion och 5 minuter för klustring.

Låt grupperna fortsätta diskutera:

  • Hur skulle deras arbetsmiljö se ut i den bästa av världar?
  • Be deltagarna att lämna nuläget och förflytta sig in i framtiden, ett år, tre, fem?

Skriv ner på post-it-lappar och fäst på mallen vid ”nyläge”.

Nyläget kan innehålla visst önsketänkande, låt alla tankar och idéer komma fram även om det känns orimligt. Oftast är det inte idéerna i sig själva som är intressanta, utan vad de står för. Har det kommit fram många idéer? Använd de sista 5 minuterna till att klustra lapparna.

Om det är många högtflygande idéer som känns svåra att ta i kan grupperna ges lite extra tid för denna övning och gör en enklare analysövning, välj ett alternativ nedan:

  • Be grupperna skicka sitt nyläge till en annan grupp som får i uppgift att analysera innehållet. Vad står detta för? Vad läser ni mellan raderna?
  • Be grupperna presentera sitt nyläge högt för de andra grupperna, samtidigt får de andra deltagarna skriva ner vad de hör och tänker enskilt på post-its.
  • Lämna det för nu och gör analysen utanför workshopen med några få deltagare från workshopen.

Cirka 15 minuter för gemensam diskussion och 5 minuter för klustring.

Låt grupperna fundera övergripande på vad som möjliggör och hindrar att de kommer nå sitt nyläge. Välj ett av klustren om det underlättar. Varje deltagare funderar enskilt och skriver ner på post-its innan man diskuterar i gruppen.

Möjlighet:

  • Vad gör vi redan nu som vi bör göra mer av?
  • Vad gör vi inte idag, som vi borde börja med? Utveckla eller skapa nytt.
  • Vad måste vi sluta med eller göra mindre av?

Hinder:

  • Vad hindrar oss att nå målbilden?
  • Vad hindrar mig som individ eller grupp?
  • Vilka hinder finns det för min arbetsplats?
  • Vilka hinder finns det för vår verksamhet eller organisation?
  • Bredda perspektivet vidare om behov finns.

Det är inte alltid självklart var alla lappar ska sitta, låt dem hamna i området mellan möjlighet och hinder. Ge gärna deltagarna lite tid i slutet att klustra sina lappar och ge de klustrade områdena rubriker.

Efterarbete

Workshopen skapar underlag för fortsatt arbete men kan behöva analyseras och paketeras för att bli tillgängligt för vidare arbete. Det förpackade materialet blir en representation av deltagarnas röster att utgå då inte alla deltagare har möjlighet eller ska vara med i alla sammanhang.

För analys och förpackning kan några från den större workshopen plockas ut för att underlätta arbetet. Exempelvis kan arbetet delas upp utifrån de tre olika stegen, nuläge, nyläge och vägen dit.

Sammanställ alla de områden som kommit fram. Går det att se några mönster? Räkna antal område inom samma kategori. Vad har flest pratat om?

Analys: Vad står detta för? Vad kan vi se mellan raderna?

  • Lägg till eventuella kommentarer som till exempel: ”Vi har märkt att många pratar om xx”, ”Det verkar som att xx är viktigt”.
  • Vägen ditPlocka ut några citat eller lappar som exemplifierar det ni sammanställt.

Sammanställ alla de områden som kommit fram. Går det att se några mönster? Räkna antal område inom samma kategori. Vad har flest pratat om?

Analys: Vad står detta för? Vad kan vi se mellan raderna?

  • Lägg till eventuella kommentarer som till exempel: ”Vi har märkt att många pratar om xx”, ”Det verkar som att xx är viktigt”.
  • Plocka ut några citat eller lappar som exemplifierar det ni sammanställt.

Sammanställ de områden som kommit fram. Går det att se några mönster? Räkna antal område inom samma kategori. Vad har flest pratat om?

Analys: Vad står detta för? Vad kan vi se mellan raderna?

  • Lägg till eventuella kommentarer som till exempel: ”Vi har märkt att många pratar om xx”, ”Det verkar som att xx är viktigt”.
  • Plocka ut några citat eller lappar som exemplifierar det ni sammanställt.

Nästa steg

Efter sammanställning och analys kan det också finnas intresse att prioritera områden att gå vidare med, en arbetsgrupp kan tillsättas för att utforma åtgärder att utveckla och testa.

  • Skicka ut sammanställningen till deltagarna på workshopen och be dem återkomma med de två viktigaste områdena.
  • Bjud in till en mindre workshop där deltagarna får diskutera sammanställningen och prioritera vilket område ni ska gå vidare med först. Detta kan exempelvis göras med prioriteringspyramiden.

Sidan uppdaterad 16 september 2024