Handbok för förtroendevalda

Denna handbok är till för dig som är förtroendevald inom Region Värmland. Handboken innehåller information om vad som händer innan, under och efter ett sammanträde.

Utöver denna handledning finns andra dokument som du behöver ha kunskap om, så som fullmäktiges arbetsordning, allmänna bestämmelser för styrelsen och övriga nämnder samt din nämnds reglemente och delegeringsordning. Observera att det är ditt uppdrag som styr vilka andra dokument du behöver ha kännedom om.

Innan sammanträdet

Kallelse och handlingar

Det är ordförande som kallar till sammanträde och bestämmer vilka ärenden som ska finnas med på föredragningslistan. Kallelse till nämndernas och styrelsens sammanträden delges berörda ledamöter och ersättare fem dagar före sammanträdet medan kallelse till fullmäktiges sammanträden delges berörda ledamöter och ersättare minst en vecka i förväg.

Av kallelsen framgår dag, tid och plats för mötet samt vilka ärenden som ska behandlas. Kallelse skickas via e-post till din Region Värmland-mejladress och handlingar publiceras i Netpublicator samma dag som kallelse skickas.

Du som är ersättare i fullmäktige får kallelsen endast för kännedom fram till dess att du blir särskilt inkallad (oftast via telefon) för att ersätta en ledamot med förhinder eller för att vara med ”på bänken”.

Ersättare ”på bänken” närvarar fysiskt vid sammanträde och syftet är att dessa med kort varsel ska kunna träda in och tjänstgöra om ledamot anmäler förhinder under sammanträdesdagen eller om en ledamot eller tjänstgörande ersättare anmäler jäv och inte får delta i handläggning eller beslut i ett ärende.

Tidpunkt och plats för sammanträden

Nämnderna, styrelsen och fullmäktige sammanträder på dag och tid som respektive nämnd, styrelsen och fullmäktige beslutat. Sammanträdesplanen hittar du på Region Värmlands hemsida/För förtroendevalda/.

Styrelsen och nämnderna sammanträder oftast en gång per månad, medan fullmäktige vanligtvis sammanträder sex gånger per år. Om minst en tredjedel av nämnds-, styrelse- eller fullmäktigeledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs ska extra sammanträde hållas. Därutöver ska extra fullmäktigesammanträde hållas om styrelsen begär det.

Nämndernas och styrelsens sammanträden äger oftast rum i Regionens Hus och fullmäktiges sammanträden i Sessionssalen i Bibliotekshuset i Karlstad.

Fullmäktiges sammanträden är öppna för allmänheten och direktsänds i regel via webben. Det går även att titta på sändningarna i efterhand. Sändningarna hittar du på Region Värmlands hemsida.

Förhinder

Om du som ledamot eller inkallad ersättare inte har möjlighet att delta vid ett sammanträde ska du så snart som möjligt anmäla det till nämndens eller styrelsens sekreterare eller till fullmäktiges koordinator. Sekreteraren eller koordinatorn ansvarar för att kalla in den ersättare som står på tur att tjänstgöra enligt fastställd ordning. För fullmäktige gäller dock att koordinator ansvarar för att kalla ersättare fram till klockan 16:00 dagen före sammanträde. Efter klockan 16:00 dagen före sammanträde ska förhinder anmälas till gruppledaren, vilken kallar ersättare samt meddelar fullmäktiges sekreterare samt koordinator.

Under sammanträdet

Digitala sammanträden

Nämnderna, styrelsen, utskott, fullmäktige och fullmäktiges beredningar får sammanträda digitalt. Det är respektive ordförande som avgör om ett sammanträde ska hållas digitalt eller inte. Om sammanträde hålls digitalt måste ljud- och bildöverföring ske i realtid och på sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.

Placering i lokalen vid fullmäktiges sammanträden

Fullmäktiges ledamöter placeras utifrån den ordning de valts in i fullmäktige i sammanträdeslokalen. Tjänstgörande ersättare tar ledamots plats. Vid varje sammanträde finns placeringslistor uppsatta i lokalen samt nummer/namn utplacerade vid samtliga platser så att du lätt ska kunna hitta din plats. Som ersättare ”på bänken” har du ingen bestämd plats utan sitter på stolar en bit ifrån ledamöterna.

Om du är osäker på var du ska sitta under ett sammanträde kan du alltid ta hjälp av de medarbetare från sekretariatet som är på plats under mötet.

Inledning av sammanträdet

Sammanträden inleds alltid med upprop. De ledamöter som är närvarande vid sammanträdets upprop tjänstgör. För ledamöter som inte är närvarande träder ersättare i tjänst. Ersättare i nämnder och styrelsen som inte tjänstgör har rätt att närvara vid sammanträden och delta i överläggningarna. Ersättare i fullmäktige som inte tjänstgör har rätt att närvara vid sammanträdena men får inte delta i överläggningarna.

Efter uppropet utses justerare och datum samt tid för justering bestäms. Även föredragningslistan fastställs.

Tjänstgöring

En ledamot som infinner sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare har inträtt i hens ställe.

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare avbryter din tjänstgöring i fullmäktige under ett pågående sammanträde av annat skäl än jäv får du inte återinträda och tjänstgöra igen. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet enligt kommunallagen. Kortare pauser och toalettbesök räknas inte som avbrott och är givetvis tillåtet.

En ledamot eller tjänstgörande ersättare i styrelse eller nämnd som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får dock åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare behöver lämna under ett pågående sammanträde ska du om möjligt göra det mellan två ärenden samt meddela sekreteraren via mejl att du lämnar (uppge även tidpunkt).

Att väcka ärende i fullmäktige

Rätt att väcka ärenden i fullmäktige har styrelsen, regionens nämnder, ledamöter och tjänstgörande ersättare i fullmäktige (genom motion, interpellation och fråga), revisorerna, demokratiberedningen, valberedningen samt invånare (genom medborgarförslag).

Ärenden som ska behandlas av fullmäktige måste vara beredda av styrelsen eller av annan nämnd (gäller ej valärenden), som ska föreslå fullmäktige förslag till beslut i varje ärende.

Ärenden som ska tas upp i fullmäktige ska kungöras enligt kommunallagens regler. Brådskande ärenden, som inte kunnat kungöras enligt lagens krav, får dock behandlas och beslutas om samtliga ledamöter är överens, både om att ta upp ärendet och vilket beslut som ska fattas.

Motion

En motion är en skrivelse som ska innehålla förslag till något som motionären anser behöver förändras eller göras. En motion ska vara skriftlig och får endast ta upp ett ämne. Motionen ska innehålla motionärens namn och väcks då den lämnas in till sekretariatet, eller vid ett fullmäktigesammanträde. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör vid ett sammanträde.

För att en motion ska behandlas vid nästkommande sammanträde ska den lämnas in till sekretariatet senast klockan 16:00 dag innan fullmäktiges sammanträde. Motion som lämnas in efter angiven tidpunkt anmäls i stället vid efterföljande sammanträde. I samband med att motion anmäls fattar fullmäktige beslut om att remittera motionen till styrelsen och/eller berörda nämnder för beredning.

Interpellation

En interpellation är en skriftlig fråga gällande angelägenheter av större intresse för regionen. Interpellationen ska innehålla interpellantens namn och vara ställd till ordförande eller vice ordförande i nämnd, styrelse eller beredning. Den person som interpellationen är ställd till får dock överlämna besvarandet till annan om denne finner det lämpligt.

Interpellationer lämnas till sekretariatet senast tio arbetsdagar (klämdagar ej inräknade) före det sammanträde vid vilket den ska ställas. Om fullmäktige beslutar att en interpellation får framställas bör interpellationen besvaras under samma sammanträde. Interpellationen ska besvaras skriftligt och delges fullmäktiges ledamöter och tjänstgörande ersättare så snart fullmäktige medgivit att interpellationen får framställas. Interpellanten bör få svaret två arbetsdagar före det sammanträde då svaret ska lämnas.

Ledamöter och tjänstgörande ersättare kan även lämna interpellationer vid ett sammanträde. Interpellationer som lämnas i samband med ett sammanträde framställs först vid nästkommande sammanträde. En ersättare som har ställt en interpellation får delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas oberoende av om ersättaren tjänstgör vid sammanträdet eller inte.

Samtliga ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att delta i en interpellationsdebatt.

Fråga

En fråga ska vara skriftlig och innehålla frågeställarens namn. Frågan ställs till ordförande eller vice ordförande i nämnd, styrelsen eller beredning med syfte att få information eller sakupplysning i en aktuell fråga. Den person frågan är ställd till får dock överlämna besvarandet till annan om denne finner det lämpligt.

Frågan ska lämnas till sekretariatet senast klockan 09:00 sista vardagen före det sammanträde vid vilket ledamot avser ställa frågan. Om fullmäktige beslutar att frågan får framställas bör frågan besvaras under samma sammanträde. Svar på fråga kan vara skriftligt eller muntligt. Om svaret lämnas skriftligt ska fullmäktiges ledamöter och tjänstgörande ersättare delges svaret så snart fullmäktige medgivit att frågan får framställas. Frågeställaren bör få det skriftliga svaret innan sammanträde påbörjas. Endast frågeställaren och den som svarar får komma till tals i debatten.

Ledamöter och tjänstgörande ersättare kan även lämna skriftliga frågor vid ett sammanträde. Frågor som lämnas i samband med ett sammanträde framställs först vid nästkommande sammanträde. Ersättare som ställt frågan får delta i debatten om ersättaren tjänstgör vid detta tillfälle.

Att väcka ärenden i styrelse eller nämnd

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i styrelsen eller i en nämnd har du rätt att väcka ärende i styrelsen eller nämnden. Ett sådant ärende kallas ofta för ett politiskt initiativ. Detta under förutsättning att ärendet ligger inom styrelsens eller nämndens ansvarsområde enligt reglementet.

Ett politiskt initiativ kan lämnas in till nämnden innan eller under ett sammanträde, företrädesvis innan föredragningslistan har fastställts.

Talarordning vid sammanträde

Vid fullmäktiges sammanträde har du som ledamot eller tjänstgörande ersättare rätt att begära ordet. Detta görs i Quickchannel meeting. Talartiden är begränsad till fem minuter per inlägg. Ledamöter och tjänstgörande ersättare har också rätt till ett kort inlägg på högst två minuter för en replik med anledning av vad en talar anfört. Inlägget görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om att få göra inlägget framställs.

Vid styrelsens eller nämndernas sammanträden har även ersättare som inte tjänstgör rätt att begära ordet.

Yrkanden och förslag

Du kan yrka (föreslå) bifall (rösta ja) eller avslag (rösta nej) på ett föreslaget beslut. Du kan även yrka på ändringar eller tillägg till förslaget. Längre yrkanden ska delges ordföranden skriftligt (genom att mejla sekreteraren) för att säkerställa att de blir korrekt återgivna när ordföranden går igenom de förslag till beslut som finns och för att säkerställa att det protokollförs korrekt.

Återremiss

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare anser att beslutsunderlaget inte är tillräckligt utrett eller belyst, kan du yrka att ärendet ska återremitteras. Yrkar du återremiss i fullmäktige ska du enligt kommunallagen motivera varför. För återremiss i styrelse eller nämnd finns inget lagkrav gällande motivering, men för att förvaltningen ska veta vad som ska utredas vidare är det bra om syftet med återremissen framgår.

I fullmäktige kan ett ärende återremitteras om återremissyrkandet stödjs av minst en tredjedel av ledamöterna, alltså en minoritet. Ett ärende kan dock enbart återremitteras (eller bordläggas) en gång med stöd av minoritetsreglerna.

I styrelsen och nämnderna krävs alltid majoritetsbeslut för återremiss.

Bordläggning

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare inte vill fatta beslut vid innevarande sammanträde kan du yrka att ärendet bordläggs. Om ett ärende bordläggs får det inte tillföras ytterligare information till ärendet.

I fullmäktige kan en bordläggning begäras av en tredjedel av ledamöterna, alltså en minoritet. Ett ärende kan dock enbart bordläggas (eller återremitteras) en gång med stöd av minoritetsreglerna.

I styrelsen och nämnderna krävs alltid majoritetsbeslut för bordläggning.

Avstå från att delta i beslut

Ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att avstå från att delta i ett beslut. Om du vill avstå från att delta i ett beslut måste du anmäla det till ordförande innan beslutet fattas. Om du inte har gjort en sådan anmälan anses du ha deltagit i beslutet, om beslutet är fattat genom acklamation (utan omröstning).

Beslutsgång

Det är ordförande som ansvarar för beslutsgången (propositionsordningen), det vill säga hur de yrkanden som lagts fram ska prövas mot varandra. Nämnden, styrelsen eller fullmäktige bör godkänna densamma. Yrkande om återremiss och bordläggning ska alltid prövas först och behandlas var för sig och efter varandra. Därefter prövas förslag till beslut och ändringsyrkanden, sist prövas eventuella tilläggsyrkanden.

Acklamationsbeslut

Beslut fattas normalt genom acklamation, då ordförande läser upp de förslag till beslut eller yrkanden som lagts fram varpå ledamöter och tjänstgörande ersättare ropar ”ja” till det förslag de står bakom. Acklamationsbeslut fattas aldrig genom att säga ”nej” till ett förslag. Om ett förslag ska avslås behöver det finnas ett avslagsyrkande. Om ingen ledamot eller tjänstgörande ersättare har yrkat under sammanträdet finns det bara ett förslag till beslut, det vill säga det förslag som förelåg inför mötet. Även då ska beslutet fattas med acklamation. Efter acklamationen talar ordförande om vilket alternativ som har vunnit. Beslutet bekräftas alltid med ett klubbslag.

Kontrapropositionsvotering

Om det finns tre eller fler förslag till beslut som står i strid med varandra kan ordföranden behöva ställa en så kallad kontrapropositionsordning, då nämnden, styrelsen eller fullmäktige först beslutar vilket motförslag (kontraproposition) som ska stå mot huvudförslaget (proposition). Man börjar alltså med att utesluta ett eller flera alternativ för att slutgiltigt kunna besluta mellan huvudförslaget och det kvarstående motförslaget. Det vanligaste är att det förslag till beslut som föreligger inför mötet används som huvudförslag, oftast är det arbetsutskottets eller exempelvis styrelsens förslag till beslut. När ordningen är fastställd fattas beslutet genom acklamation.

Omröstning (votering)

Vid ett acklamationsbeslut kan det hända att nämndens, styrelsens eller fullmäktiges ledamöter och tjänstgörande ersättare inte är eniga om vilket alternativ som flest ropade ”ja” för. Om du upplever att resultatet av acklamationen är tveksamt och du röstade för det förslaget som inte vann kan du begära omröstning. Omröstning används för att kontrollera att det verkligen finns en majoritet för beslutet och kan inte likställas med att reservera sig mot beslutet. En omröstning sker genom att ledamöters och tjänstgörande ersättares namn läses upp ett i taget, varpå var och en svarar ”ja”, ”nej”, eller ”avstår”. Vid en öppen omröstning protokollförs hur varje individuell ledamot och tjänstgörande ersättare röstade.

Personval sker dock genom sluten omröstning, då samtliga ledamöter och tjänstgörande ersättare skriver namnet på den person de anser ska bli vald på lappar, vilka läggs i en urna, innan rösterna räknas.

Vid regionfullmäktiges sammanträden används Quickchannel meeting för att begära och delta i omröstning.

Reservation

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare inte vill ta ansvar för ett beslut som fattas kan du reservera dig mot beslutet. Detta ska göras innan sammanträdet avslutas, helst i anslutning till det ärende som reservationen avser. Vill du motivera reservationen ska detta göras skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.

I regionfullmäktige används Quickchannel meeting för att meddela reservation.

Protokollsanteckning

I samband med beslut i ett ärende har du som närvarande ledamot och ersättare, även ej tjänstgörande, i styrelsen och nämnder, möjlighet att lämna en protokollsanteckning, vilket är en skriftlig meningsyttring som bifogas till protokollet. Det kan vara en förklaring till varför du röstat på ett visst sätt i ett ärende eller ett understrykande av något som du ser särskilt viktigt och som inte framgår av ärendet.

I fullmäktige har endast ledamöter och tjänstgörande ersättare möjlighet att lämna en protokollsanteckning. Det är dock ordföranden som bestämmer om protokollsanteckningen ska föras till protokollet eller inte.

Protokollsanteckningen ska mejlas till sekreteraren i god tid innan protokollet justeras.

Ajournering

Ajournering (att tillfälligt avbryta sammanträdet) kan begäras under sammanträdet, exempelvis för överläggningar inom partigrupperna.

Jäv

En förtroendevald som är jävig får inte delta vid handläggning eller beslut av ärendet i fråga. Jäv regleras i kommunallagen där det även framgår på vilka grunder en förtroendevald kan vara jävig.

I frågor om jäv är det viktigt att utgå från hur din roll i ärendet kan uppfattas av utomstående personer.

Om du avbrutit din tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får du tjänstgöra igen när ärendet har avgjorts.

Jäv i fullmäktige

Som förtroendevald i fullmäktige får du inte delta i handläggning eller beslut av ett ärende som rör dig personligen eller om det rör din make/maka, sambo, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående.

Om du är jävig i ett ärende är det du som ska anmäla det till fullmäktiges sekreterare via mejl senast när ärendet påbörjas. Du kan också anmäla jäv i Quickchannel Meeting. Eftersom fullmäktiges sammanträden alltid är offentliga har du rätt att stanna kvar i salen.

Jäv i styrelse eller nämnd

Som förtroendevald i styrelse eller nämnd får du inte delta i handläggning eller beslut av ett ärende:

• Som personligen berör dig, din make/maka, sambo, föräldrar, barn, syskon eller någon annan närstående.
• Om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig själv eller någon närstående.
• Om du eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång.
• Om du har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
• Om det finns någon annan omständighet som kan rubba din opartiskhet i ärendet.

Om du i ett ärende är jävig utifrån någon av ovanstående grunder ska du uppge att du är jävig innan hanteringen av ärendet påbörjats. Du får då inte närvara vid handläggning eller beslut av ärendet. Eftersom nämndsammanträden inte är öppna för allmänheten ska du lämna salen vid hanteringen av ärendet.

Efter sammanträdet

Protokoll och minnesanteckningar

Protokoll ska föras vid nämndernas, styrelsens och fullmäktiges sammanträden. Ordförande ansvarar för att protokoll förs och att det sker på rätt sätt. Sammanträden för regionens olika beredningar dokumenteras genom minnesanteckningar.

De protokoll som upprättas från sammanträde med nämnder, styrelsen och fullmäktige är beslutsprotokoll. Det innebär att endast formella yrkanden, reservationer, beslut och beslutsgång protokollförs. Det innehåller inga referat eller diskussioner från mötet.

Justering

Nämndernas och styrelsens protokoll justeras av nämndens ordförande och ytterligare en ledamot som väljs till justerare vid sammanträdets början.

Fullmäktiges protokoll justeras av ordföranden samt två ledamöter.

Justering ska äga rum senast 14 dagar efter sammanträdesdagen på tid som ordföranden bestämmer och meddelar vid sammanträdet. Vid brådskande ärenden kan enstaka paragrafer eller hela protokollet justeras direkt vid sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren vid sammanträdet tillhandahåller protokollet eller paragrafen och att ordföranden och justerare undertecknar omedelbart.

I första hand ska regionens sammanträdesprotokoll justeras digitalt. För digital justering krävs att samtliga justerare har möjlighet att justera protokollet med bank-ID. Om en av justerarna inte har denna möjlighet behöver protokollet justeras vid ett fysiskt möte. Om du blir vald till justerare är det därför viktigt att du meddelar sekreteraren om du inte har möjlighet att justera protokollet digitalt.

Digital justering sker i Netpublicator.

Efter att protokollet justerats anslås det på regionens digitala anslagstavla.

Minnesanteckningarna från regionens beredningar justeras endast av ordföranden.